Polityka prywatności
obowiązująca od dnia: 25.08.2026 r.
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w ramach serwisu internetowego dostępnego pod adresem: https://www.systemyhotelowe.com.pl.
Serwis ma charakter informacyjno-ofertowy. Za jego pośrednictwem użytkownik może zapoznać się z ofertą dotyczącą systemów hotelowych, zamków elektronicznych, kontroli dostępu oraz skontaktować się z właścicielem serwisu za pomocą formularza kontaktowego, wiadomości e-mail, telefonu lub komunikatora WhatsApp.
Serwis może również umożliwiać dokonanie płatności elektronicznej za produkty lub usługi, których warunki zostały wcześniej indywidualnie uzgodnione z klientem.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest: FHU Bartłomiej Czarnecki, Komorna 92, 27-641 Obrazów, NIP: 8641970570, REGON: 542125934, e-mail: biuro@systemyhotelowe.com.pl, tel.: +48 781 323 967.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: biuro@systemyhotelowe.com.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.
2. Zakres zbieranych danych
Administrator może przetwarzać dane podane w formularzu kontaktowym, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości oraz wybrany temat kontaktu.
Administrator może przetwarzać dane przekazane podczas kontaktu e-mailowego, telefonicznego lub przez komunikator WhatsApp.
Administrator może przetwarzać dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, takie jak adres IP, dane o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, przybliżone informacje o aktywności w serwisie oraz dane zapisywane w plikach cookies.
Administrator może przetwarzać dane niezbędne do przygotowania oferty, wyceny, obsługi zapytania, zawarcia i wykonania umowy lub dalszej komunikacji handlowej, jeżeli użytkownik lub klient przekaże je Administratorowi.
W przypadku dokonywania płatności elektronicznej Administrator może przetwarzać również dane związane z płatnością, w szczególności numer lub identyfikator zamówienia lub transakcji, opis płatności, kwotę płatności oraz informację o statusie płatności.
W zależności od sposobu realizacji płatności przetwarzane mogą być również dane identyfikacyjne i kontaktowe klienta, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu lub dane adresowe, jeżeli są one niezbędne do przeprowadzenia transakcji.
Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do uzyskania odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty, zawarcia lub wykonania umowy albo dokonania płatności.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane w celu obsługi formularza kontaktowego i korespondencji, w tym udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania informacji handlowej, wyceny lub prowadzenia dalszej komunikacji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań i komunikacji z osobami zainteresowanymi ofertą.
Jeżeli kontakt prowadzi do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub do wykonania zawartej umowy, podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Dane mogą być przetwarzane w celu przygotowania indywidualnej oferty, wyceny, doradztwa technicznego, przyjęcia i realizacji zamówienia, dostawy produktów, montażu lub wykonania innych uzgodnionych usług. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Jeżeli użytkownik skontaktuje się z Administratorem telefonicznie lub przez WhatsApp, Administrator może przetwarzać dane przekazane w ramach takiego kontaktu, w szczególności numer telefonu, imię i nazwisko, treść wiadomości oraz informacje dotyczące zapytania. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W przypadku korzystania z WhatsApp dane mogą być przetwarzane również przez dostawcę tej usługi zgodnie z jego własnymi zasadami prywatności.
Dane związane z płatnością mogą być przetwarzane w celu umożliwienia dokonania płatności elektronicznej, realizacji transakcji, uzyskania informacji o jej statusie oraz potwierdzenia wykonania płatności. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli niezbędność przetwarzania do wykonania umowy.
Jeżeli przetwarzanie danych jest konieczne do realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych lub innych obowiązków wynikających z przepisów prawa, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, wykrywania nadużyć, ochrony przed atakami oraz utrzymania prawidłowego działania strony internetowej. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Jeżeli w serwisie stosowane są narzędzia analityczne, dane mogą być przetwarzane w celu prowadzenia statystyk dotyczących korzystania ze strony, poprawy jej funkcjonowania oraz dostosowania treści do potrzeb użytkowników. Podstawą prawną jest zgoda użytkownika, jeżeli wymagają tego przepisy dotyczące plików cookies lub podobnych technologii.
4. Płatności elektroniczne Tpay
W przypadku korzystania przez klienta z płatności elektronicznych Administrator może przekazać dane niezbędne do realizacji płatności operatorowi systemu płatności Tpay.
Operatorem systemu płatności Tpay jest Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu, plac Andersa 3, 17 piętro, 61-894 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000412357, NIP: 7773061579, REGON: 300878437.
Administrator może udostępnić Krajowemu Integratorowi Płatności S.A. dane związane z realizowaną transakcją, w szczególności:
- numer lub identyfikator zamówienia,
- opis płatności,
- kwotę płatności.
W zależności od sposobu integracji oraz wybranej metody płatności przekazywane mogą być również:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- dane adresowe.
Celem przekazania danych jest zainicjowanie i przeprowadzenie transakcji płatniczej oraz otrzymanie przez Administratora potwierdzenia wykonania transakcji.
Podstawą prawną przekazania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy oraz realizacji wybranego przez klienta sposobu płatności.
Po otrzymaniu danych Krajowy Integrator Płatności S.A. staje się odrębnym administratorem danych osobowych klienta w zakresie niezbędnym do świadczenia usług płatniczych.
Krajowy Integrator Płatności S.A. może również przekazywać Administratorowi dane lub informacje dotyczące klienta i transakcji w celu potwierdzenia wykonania płatności oraz umożliwienia Administratorowi realizacji obowiązków wynikających z umowy lub przepisów prawa.
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Tpay znajdują się w klauzuli informacyjnej dla płatników:
Klauzula informacyjna Tpay dla Płatnika.
Zasady korzystania z usług płatniczych Tpay określa również:
Regulamin dokonywania płatności Tpay.
5. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane dostawcom hostingu i usług serwerowych, dostawcom poczty elektronicznej, dostawcom systemów do obsługi strony internetowej, w tym WordPressa, wtyczek formularzy kontaktowych i narzędzi bezpieczeństwa.
Dane mogą być przekazywane podmiotom świadczącym usługi IT, techniczne lub serwisowe, dostawcom narzędzi analitycznych, jeżeli są wykorzystywane w serwisie, oraz dostawcom komunikatorów, w tym WhatsApp, jeżeli użytkownik korzysta z tej formy kontaktu.
W przypadku korzystania z płatności elektronicznych dane niezbędne do przeprowadzenia transakcji mogą być przekazywane Krajowemu Integratorowi Płatności S.A., operatorowi systemu płatności Tpay, zgodnie z zasadami opisanymi w niniejszej Polityce prywatności.
Dane mogą być przekazywane kancelariom prawnym, doradcom, księgowym, biurom rachunkowym lub innym podmiotom wspierającym Administratora, jeżeli jest to konieczne do obsługi sprawy, wykonania umowy, realizacji obowiązków prawnych lub ochrony praw Administratora.
Dane mogą być również udostępniane organom publicznym, jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa.
Dane osobowe nie są sprzedawane podmiotom trzecim.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady Administrator korzysta z usług podmiotów działających na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Jeżeli w związku z korzystaniem z narzędzi zewnętrznych, takich jak narzędzia analityczne, komunikatory lub usługi dostawców technologicznych, dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie takie będzie odbywać się na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych lub decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane.
Dane z formularza kontaktowego i korespondencji są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zapytania oraz dalszej komunikacji, nie dłużej jednak niż przez 3 lata od zakończenia kontaktu, chyba że dłuższe przechowywanie jest uzasadnione zawarciem lub wykonaniem umowy, obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa albo dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami.
Dane związane z przygotowaniem oferty, zawarciem i wykonaniem umowy mogą być przechowywane przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub do czasu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Dane dotyczące płatności i rozliczeń mogą być przechowywane przez okres niezbędny do rozliczenia transakcji, wykonania umowy, realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych oraz do czasu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Okres przechowywania danych przez Krajowy Integrator Płatności S.A. jako odrębnego administratora jest określany przez Tpay zgodnie z jego własnymi obowiązkami prawnymi oraz zasadami przetwarzania danych.
Dane techniczne i logi serwera mogą być przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu.
Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej cofnięcia, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
8. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje, w przypadkach przewidzianych przepisami RODO, prawo do dostępu do swoich danych osobowych, uzyskania kopii danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.
W celu realizacji swoich praw wobec Administratora należy skontaktować się pod adresem e-mail: biuro@systemyhotelowe.com.pl.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
W przypadku danych przetwarzanych przez Krajowy Integrator Płatności S.A. jako odrębnego administratora realizacja praw dotyczących przetwarzania prowadzonego przez Tpay odbywa się zgodnie z zasadami wskazanymi w klauzuli informacyjnej Tpay.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być konieczne do skorzystania z formularza kontaktowego, uzyskania odpowiedzi, przygotowania oferty, zawarcia lub wykonania umowy, realizacji zamówienia lub prowadzenia dalszej komunikacji.
W przypadku wyboru płatności elektronicznej przekazanie danych niezbędnych do realizacji transakcji jest konieczne do skorzystania z tej metody płatności.
Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić Administratorowi udzielenie odpowiedzi, przygotowanie oferty, zawarcie lub wykonanie umowy albo przeprowadzenie płatności wybraną metodą.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Administrator może korzystać z podstawowych narzędzi analitycznych służących do badania ruchu w serwisie, jeżeli użytkownik wyrazi na to zgodę, ale nie służy to podejmowaniu decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkownika.
11. Pliki cookies
Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika.
Cookies mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, zapamiętania ustawień użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa strony, prowadzenia statystyk i analizy ruchu, jeżeli użytkownik wyrazi na to zgodę, oraz korzystania z zewnętrznych narzędzi osadzonych w serwisie, jeżeli takie narzędzia są stosowane.
W przypadku przejścia do zewnętrznych usług, w tym systemu płatności Tpay, zastosowanie mogą mieć również pliki cookies oraz podobne technologie stosowane przez dostawcę danej usługi zgodnie z jego własnymi zasadami.
12. Rodzaje cookies
W serwisie mogą być stosowane cookies niezbędne, potrzebne do prawidłowego działania serwisu, które nie wymagają zgody użytkownika.
W serwisie mogą być stosowane cookies analityczne, pomagające mierzyć ruch na stronie i analizować sposób korzystania z serwisu. Są one stosowane po uzyskaniu zgody, jeżeli wymagają tego przepisy.
W serwisie mogą być stosowane cookies funkcjonalne, umożliwiające zapamiętanie ustawień użytkownika, oraz cookies zewnętrzne pochodzące od dostawców narzędzi zewnętrznych, np. narzędzi analitycznych, map, zabezpieczeń lub komunikatorów, jeżeli takie rozwiązania są osadzone w serwisie.
13. Zarządzanie cookies
Użytkownik może zarządzać plikami cookies z poziomu ustawień swojej przeglądarki internetowej.
Użytkownik może również zmienić decyzję dotyczącą cookies w panelu zgód, jeżeli taki panel jest dostępny w serwisie.
Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.
14. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.
W szczególności Administrator stosuje zabezpieczenia dostępu do zaplecza strony, korzysta z połączenia szyfrowanego SSL/TLS oraz ogranicza dostęp do danych wyłącznie do osób i podmiotów, które potrzebują ich do realizacji określonych zadań.
Przekazywanie użytkownika do systemu płatności Tpay odbywa się z wykorzystaniem rozwiązań udostępnianych przez Operatora płatności.
15. Zmiany Polityki prywatności
Administrator może zmienić Politykę prywatności w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zmiany funkcjonalności serwisu, zmiany narzędzi zewnętrznych, zmiany sposobu realizacji płatności lub zmiany sposobu przetwarzania danych.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna w serwisie.
